Proposal Perumusan dan Perancangan Pengelolaan IT Yang Berorientasi kepada Layanan

Daftar Isi

 

 

1.   Pendahuluan……………..…………………………….………………………..1

  • • Introduksi…………………….……………………..….……………………….1
  • • Tujuan…………………………………………………………………………..2
  • • Ruang Lingkup…………………………………………………………………3

2. Membangun Arsitektur IT Berorientasi kepada Layanan……………………4

  • • IT Governance……………………………………..….……………………….4
  • • IT Infrastructure Library (ITIL) ………………………………………………..5
  • • IT Service Management (ITSM) ……………………………………………..6

3. Metodolgi………………………………………………………………………… .7

  • • Mengawali Jalan Panjang Menuju Perbaikan………….. .………………… .7
  • • Tahapan Konsultansi…………………………………………………………..8
  • • Proses Kerja Konsultansi……………………………………………………..8

4. Pelaksanaan Program………………………………………………………… ..9

  • • Jadual………………..…………………………………………………………..9
  • • Biaya…………………………………………………………………………… 9
  • • Alamat Korespondensi………………………………………………………10

5. Penutup…..…………………..………………………………………………….11

 

 

  1. Pendahuluan

Mengetahui Akar Permasalahan

 Introduksi

Departemen IT dalam sebuah bisnis yang sudah mapan dan berumur seringkali dihadapi permasalahan rumit. Kadangkala permasalahan yang muncul hanyalah sebuah symptom dari sebuah penyakit yang sumber penyakit tersebut tidak atau belum dapat diketahui. Data statistik menunjukan bahwa permasalahan IT yang muncul kepermukaan hanya sekitar 15%, sementara yang 85% ada di bawah permukaan, seperti yang diilustrasikan oleh gambar berikut:

Image

PT XXXX didirikan dengan nama YYYY pada bulan Mei nnnn. Pada tahun nnnn, Perseroan merubah nama menjadi ZZZZ. Tahun nnnn ZZZZ mulai memfokuskan diri pada bidang pembiayaan konsumen secara retail, dan pada tahun nnnn berhasil mengimplementasikan Sistem komputerisasi inti (core application).

Mayoritas sahamnya dimiliki oleh AAAA, Tbk tentunya akan mempengaruhi banyak kebijakan di ZZZZ. Dan pada saat ini ZZZZ dengan sekitar 1.000 karyawan dituntut agar tetap dapat meningkatkan profitabilitasnya dalam kancah persaingan yang makin sengit. Perubahan landscape bisnis ekternal memaksa ZZZZ untuk terus bergerak cepat.

 

Divisi IT ZZZZ saat ini 2 Data Center dgn lebih kurang 20 server dengan lebih kurang 100 online sites, 20 cabang dan 80 point-of-service, yang setiap harinya melayani tidak kurang akses 200 concurrent user dengan sekitar 200 PCdesktop/notebook/thin-client.

 

Yang terjadi kemudian IT di ZZZ terbentuk dengan paradigma lama dengan segala permasalahannya. Dalam upaya menyelaraskan IT dengan tujuan-tujuan dan ekspektasi-ekspektasi bisnis yang dinamis, diperlukan konsep baru IT, sebagaimana terlukis dalam gambar berikut:

 Image

PT AAAAA, sebagai konsultan Strategi IT mengambil inisiatif untuk membantu FIF dalam program Perumusan dan Perancangan Pengelolaan IT Yang Berorientasi Kepada Layanan.

Tujuan

Menyediakan sebuah dokumen Perumusan dan Perancangan Pengelolaan IT Yang Berorientasi Kepada Layanan yang akan diterapkan dalam lingkungan PT ZZZZ.

Ruang Lingkup

1) Mengkaji ulang dan menganalisa kondisi PT ZZZZ saat ini.

2) Menyusun dan merumuskan alternatif solusi untuk Pengelolaan IT Yang Berorientasi Kepada Layanan yang akan diterapkan.

 

  2.  Membangun Arsitektur IT Berorientasi Layanan.Memilih Konsep Yang Tepat Guna.

IT Governance

Masalah yang kerapkali muncul dari sebuah IT Departemen pada perusahaan yang mapan biasanya adalah tidak terkelolanya IT dengan baik. IT tidak bisa menyelaraskan kepentingan Bisnis, begitu juga sebaliknya.

 

IT Governance adalah sebuah teknik pengelolaan IT yang baik yang didefinisikan sebagai menetapkan kerangka kerja untuk keputusan-keputusan yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan untuk mendorong hasrat perilaku dalam menggunakan IT. Kerangka kerja tersebut dapat terlihat dalam gambar di bawah ini:

Image

IT Infrastructure Library

Dalam mengelola IT pada akhirnya kita harus kembali focus kepada bisnis, organisasi yang cost-effective. Kerangka kerja IT Infrastructure Library (ITIL) biasanya digunakan untuk melakukan desain ulang, dari sebuah pendekatan process-led ke sebuah pendekatan siklus layanan (service lifecycle). Ini harus dipandang secara utuh dan terintegrasi dengan strategi bisnis dalam lima inti sebagai berikut:

 

 

1. Service Strategy dimana akan mematikan startegi IT kembali kepada keseluruhan tujuan-tujuan dan ekpektasi-ekpektasi bisnis

2. Service Design dimana keperluan bisnis yang baru maupun yang berubah berakhir dengan pengembangan dari sebuah solusi yang sesuai dengan dokumentasi kebutuhan bisnis.

3. Service Transition dimana memperhatikan managing change, risk & quality assurance memiliki sebuah obyetif untuk mengimplementasikan rancangan layanan yang dapat mengelola layanan dan infrastruktur dalam suatu control

4. Service Operation dimana memperhatikan bisnis sebagai aktivitas rutin.

5. Continual Service Improvement dimana memiliki pandangan yang menyeluruh dari seluruh elemen-elemen dan memperlihatkan cara-cara seluruh proses dan layanan yang dapat diperbaiki.

 

ITIL Framework dapat diilustrasikan seperti gambar di bawah ini.

Image

IT Service Management

Guna mencapai tujuan-tujuan dan ekpektasi-ekpekatasi bisnis, layanan-layanan IT harus dikelola agar IT dapat menyelaraskan bisnis. Kerangka kerja pengelolaan layanan IT dikenal dengan IT Service Management (ITSM). Paling tidak ada 10 area utama dalam ITSM seperti terlihat dalam gambar di bawah ini:

Image

   3. Metodologi,Mengawali Jalan Panjang Menuju Perbaikan.

Tahapan Konsultasi

Seusai dengan pertemuan terakhir, tahapan konsultasi akan dibagi dalam 2 tahapan, sebagai berikut:

 

  1. Brief Consultancy yang merupakan tahap awal konsultansi untuk mendapatkan alternatif solusi dari akar permasalah yang ada. PT XXXX membatasi diri pada tahapan ini.

 

  • Secara umum tahapan awal ini terdiri dari : Awareness, Workshop, Assessment, Perumusan dan pemilihan alternatif solusi

 

  • Deliverables program konsultansi pada tahapan ini adalah Dokumen Perumusan dan pemilihan alternatif solusi.

 

 2.In-Depth Consultancy yang merupakan kelanjutan dari tahapan konsultansi sebelumnya. Di tahapan ini akan dibahas secara mendalam mengenai solusi serta eksekusinya

Image

   4. Pelaksanaan Program

Memerlukan Partisipasi Aktif Seluruh Pemangku Kepentingan

 

Biaya

1) Perhitungan Biaya

Jangka Waktu         : 62 hari kerja efektif

Beban Kerja           : 124 hari orang

Jadwal Kerja           : dd mmmm – dd mmmm yyyy (*

Biaya Program                : Rp. XXX.XXX.XXX,-

(* Asumsi bahwa penandatanganan kontrak pada tanggal dd mmmmm yyyy

 

2) Termin Pembayaran

  • Termin I sebesar Rp. XX.XXX.XXX,- (30%) setelah kontrak ditandatangani
  • Termin II sebesar Rp. XX.XXX.XXX,- (40%) setelah pekerjaan mencapai 70%.
  • Termin III sebesar Rp XX.XXX.XXX,- (30%) setelah serah terima pekerjaan.

 

3) Kondisi

Biaya tersebut tidak termasuk pajak-pajak yang muncul.

 

4) Pembayaran dengan cara transfer ke rekening

PT ZZZZZZZZZZ

Bank Mandiri Cabang xxxxxxxxxxx

Nomor Account: nnnnnnnnnnnnn

Alamat Korespondensi

PT ZZZZZZZZZZZZZZZZ

Xxxxxxxxxxxxxx No. nn

Jl Xxxxxxxxxx No. nn-nn

Jakarta

Phone +62-21-9999999

Fax     +62-21-9999999

 

  5. Penutup

 

Permasalahan yang kerap muncul ke permukaan tidak bisa diperbaiki dengan cara teknis belaka. Diperlukan terobosan untuk melakukan perubahan rancangan arsitektur pengelolaan IT. Perubahan konsep pengelolaan IT dari pendekatan process-led menjadi pendekatan service lifecycle. Sehingga dapat menyelesaikan masalah tersebut, juga akan membawa IT senantiasa mampu menyelaraskan kepada dinamika Bisnis PT ZZZZ.

 

Demikian proposal yang kami usulkan untuk program Perumusan dan Perancangan Pengelolaan IT Yang Berorientasi Kepada Layanan. Semoga hal ini dapat mencapai maksud dan tujuan yang diinginkan PT ZZZZ.

 

 

 

 

 

 

 

Leave a comment

No comments yet.

Comments RSS TrackBack Identifier URI

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s