PROPOSAL PENGEMBANGAN APLIKASI CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT VIA WEB, SMS GATEWAY DAN EMAIL (Contoh)

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Seiring dan sejalan dengan perkembangan dunia industri perdagangan dan perekenomian yang berkembang begitu pesat membuat persaingan di dunia usaha pun semakin ketat. Misalnya, para pelaku usaha berlomba-lomba menawarkan produk-produk dengan harga yang terjangkau dengan fasilitas-fasilitas gratis untuk memikat para konsumen. Setiap pelaku perdagangan selalu berusaha menjaga eksistensinya di dunia industri, salah satunya dengan menjaga agar konsumen tetap setia dengan barang dan jasa yang ditawarkan. Perusahaan pun mulai mengubah pola pikir dari orientasi keuntungan ke arah faktor-faktor potensial lainnya seperti kepentingan pelanggan dan tingkat kepuasan pelanggan menjadi faktor utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan.

Semakin luasnya teknologi informasi maka, di dunia industri pun semakin populer dengan aplikasi CRM (Customer Relationship Management) yang memiliki peran penting dalam menjaga hubungan antara perusahaan dengan para pelanggannya. CRM merupakan salah satu strategi yang menganjurkan agar perusahaan membuka saluran-saluran komunikasi semudah mungkin dengan tingkat respon yang tinggi, agar pelanggan merasakan kedekatan dengan pihak perusahaan. Aplikasi operasional CRM ini berperan dalam interaksi dengan pelanggan. Diharapkan dengan adanya implementasi CRM yang baik akan membawa perusahaan untuk mempertahankan loyalitas pelanggan khususnya di PT Capella Medan Cabang Pekanbaru.

B. ANALISA KELEMAHAN

Sistem lama yang masih menggunakan menggunakan perhitungan manual, tabel data yang dibangun belum ada normalisasi, pemberitahuan dari bagian service ke pelayanan konsumen masih menggunakan papan pengingat, masih menggunakan sistem call manual sebagai satu-satunya jalur komunikasi, perhitungan hanya mencapai batas 1000 km/kendaraan, dan data perhitungan statik sehingga tidak memungkinkan terjadi perkembangan di kemudian hari.

C. ANALISA KELAYAKAN

Untuk memastikan sistem dapat dilanjutkan dan menguntungkan maka sistem harus dievaluasi kelayakannya. Berikut beberapa tahapan uji kelayakan :
1. Teknikal : Dilihat dari sisi teknikal sistem ini dikembangkan dan diterapkan menggunakan teknologi yang terbaru yaitu menggunakan ASP.NET dengan database MySQL.
2. Ekonomi : Secara ekonomi sistem ini akan membutuhkan biaya yang tidak terlalu besar, tetapi kemungkinan hasil yang diberikan oleh sistem akan banyak membantu dan mempermudah pegawai PT Capella Medan Cabang Pekanbaru untuk melakukan konfirmasi service kepada pelanggan.
3. Operasional : Secara operasional sistem ini tidak membutuhkan kemampuan khusus dalam penggunaannya. Hanya saja, diperlukan pengetahuan dalam menggunakan format-format yang dibutuhkan untuk mengakses informasi.
4. Jadwal : Pengembangan aplikasi membutuhkan waktu selama 2 bulan.

D. TUJUAN PROYEK

Proposal ini diajukan untuk membantu PT Capella Medan Cabang Pekanbaru dalam memenuhi kebutuhannya meningkatkan kualitas pelayanan khususnya penyampaian informasi service kepada pelanggan. Dengan berbasis web, sms dan email akan memudahkan dan mempercepat penyampaian informasi service kepada pelanggan.

E. KELUARAN UMUM

Informasi yang dibutuhkan sistem adalah data tanggal service kendaraan.

F. INFORMASI INPUT SECARA UMUM

Informasi yang di input merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mendapatkan tanggal service kendaraan. Misalnya bagian service memasukkan data kilometer kendaraan saat service maka secara otomatis akan dilakukan perhitungan untuk mendapatkan data tanggal service selanjutnya. Selanjutnya, pelanggan akan dikonfirmasi untuk datang service melalui telepon, sms atau email. Pelanggan juga dapat melakukan pergantian nomor HP dengan format yang telah ditentukan.

G. KINERJA (PERFORMANCE)

Banyaknya tansaksi yang akan diproses dan data disimpan, tergantung dari banyaknya penyimpanan data penjualan dan data pelanggan yang harus dihubungi atau dikonfirmasi untuk datang service.. Kemungkinan gagal dalam penyampaian informasi service melalui SMS dan email bisa saja terjadi karena faktor-faktor yang diantaranya gangguan server, ataupun gangguan jaringan GSM.

H. PENGOPERASIAN DAN LINGKUNGAN

Komputer server akan ditempatkan di perusahaan yang bersangkutan dan dikelola oleh seorang admin database, sedangkan pengguna dapat menerima konfirmasi service dimana pun pengguna berada.

I. PENGANTARMUKAAN DENGAN PEMAKAI

Dalam aplikasi ini terdapat 4 user, yaitu administrator, bagian penjualan, bagian pelayanan konsumen dan bagian service. Berikut keterangan singkat mengenai antarmuka pada masing-masing pengguna.

1. Antarmuka administrator Berikut adalah contoh antarmuka halaman beranda administrator.
1
Gambar 1. Halaman beranda Administrator

Menu yang terdapat pada halaman administrator ini adalah menu beranda, kelipatan, tipe mobil, pengguna, ubah password, bantuan dan keluar.
a. Menu kelipatan untuk melakukan pengaturan kelipatan kilometer service kendaraan.
b. Menu tipe mobil untuk melakukan pengaturan tipe mobil berdasarkan kilometer service kendaraan.
c. Menu pengguna untuk melakukan pengaturan pengguna pada bagian penjualan, bagian pelayanan
konsumen dan bagian service.
d. Bagian ubah password untuk melakukan pengubahan password.
e. Menu bantuan untuk melihat penjelasan masing-masing menu apa fungsi dan kegunaannya.

2. Antarmuka bagian penjualan
Berikut adalah contoh antarmuka halaman beranda bagian penjualan.
2
Gambar 2. Halaman beranda bagian penjualan

Menu yang terdapat pada halaman bagian penjualan ini adalah menu beranda, penjualan, ubah password, bantuan dan keluar.
a. Menu penjualan untuk melakukan pengaturan data penjualan kendaraan.
b. Bagian ubah password untuk melakukan pengubahan password.
c. Menu bantuan untuk melihat penjelasan masing-masing menu apa fungsi dan kegunaannya.

3. Antarmuka bagian pelayanan konsumen
Berikut adalah contoh antarmuka halaman beranda bagian pelayanan konsumen.
3
Gambar 3. Halaman beranda bagian pelayanan konsumen

Menu yang terdapat pada halaman bagian pelayanan konsumen ini adalah menu beranda, lihat penjualan, happy call, booking, ubah password, bantuan dan keluar.
a. Menu lihat penjualan untuk melakukan melihat data penjualan kendaraan.
b. Menu happy call untuk melakukan pengaturan berhubungan dengan melakukan pemanggilan service
kepada pelanggan. Inti dari tugas bagian pelayanan konsumen terdapat di menu ini.
c. Menu booking untuk melakukan pengaturan booking apabila terdapat pelanggan yang ingin booking.
d. Bagian ubah password untuk melakukan pengubahan password.
e. Menu bantuan untuk melihat penjelasan masing-masing menu apa fungsi dan kegunaannya.

4. Antarmuka bagian service
Berikut adalah contoh antarmuka halaman beranda bagian service.
4
Gambar 4. Halaman beranda bagian service

Menu yang terdapat pada halaman bagian service ini adalah menu beranda, data mobil, daftar booking, ubah password, bantuan dan keluar.
a. Menu data mobil untuk melakukan penginputan data kilometer service kendaraan.
b. Menu daftar booking untuk melihat data pelanggan yang melakukan booking.
c. Bagian ubah password untuk melakukan pengubahan password.
d. Menu bantuan untuk melihat penjelasan masing-masing menu apa fungsi dan kegunaannya.

J. PEMELIHARAAN DAN DUKUNGAN

Berikut jaminan-jaminan yang dibutukan dalam pemeliharaan dan dukungan sistem :
1. Pastikan bahwa jaringan telekomukasi tidak mengalami gangguan sehingga pengiriman SMS tidak terganggu selama 24 jam/hari. Untuk menyikapinya perlu adanya penggunaan beberapa nomor dengan operator yang berbeda.
2. Sistem ini akan terus dapat digunakan selama perusahaan tidak mengubah struktur organisasi atau SOP baik itu sebagian atau keseluruhan.
3. Sebaiknya sebulan sekali atau dalam waktu berkala dilakukan backup untuk mengantisipasi kemungkinan buruk yang akan terjadi pada data yang disimpan.

K. DOKUMENTASI DAN PELATIHAN

Dokumen yang dibutuhkan adalah berupa katalog yang berisi format-format pengiriman SMS bagaimana pelanggan melakukan booking service via SMS dan penukaran nomor handphone. Dokumen juga dilengkapai dengan penggunaan manual aplikasi. Pelatihan diberikan kepada administrator, bagian penjualan, bagian pelayanan konsumen dan bagian service agar dapat mengoperasikan sistem secara maksimal.

PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM

L. TAHAP PENGEMBANGAN SISTEM

Ada beberapa tahap dalam pengembangan sistem yang akan dibangun :
1. Survei Survei dilakukan kepada perusahaan bagaimana sistem manual yang sekarang dapat dilakukan pengembangan ke arah yang lebih baik dan memudahkan pengguna.
2. Analisis Analisis dilakukan dengan melakukan wawancara langsung kepada pegawai perusahaan.
3. Perancangan Perancangan dilakukan setelah tahap analisis selesai dilakukakn. Sehingga pengembang dapat merancang bentuk dari sistem yang akan dibangun.
4. Implementasi Tahap implementasi ini dapat dilakukan setelah menyelesaikan tahap perancangan. Sistem mulai dibangun pada tahapan ini.

M. GAMBARAN UMUM SISTEM

Dalam proyek ini dibuat sistem aplikasi yang dapat menampilkan perkiraan tanggal service kendaraan berbasis web. Selanjutnya pelanggan akan dikonfirmasi baik melalui telepon, SMS, dan email. Sistem ini mempunyai tujuan untuk memberikan kemudahan pada pegawai perusahaan dalam menyampaikan informasi service kepada pelanggan. Program ini hanya diperuntukkan pada pelanggan perusahaan yang membeli kendaraan pada perusahaan yang sudah terdaftar saja.

N. SPESIFIKASI SISTEM YANG DIGUNAKAN

Berikut beberapa spesifikasi sistem yang digunakan :
1. Perangkat Keras: Perangkat keras yang digunakan adalah yang mendukung proses pengiriman konfirmasi service kepada pelanggan, seperti berikut :
a. Perangkat modem beserta nomor operator yang akan digunakan.
b. Perangkat komputer dengan sistem operasi Windows 7 Ultimate, prosesor Intel Core i3

2. Perangkat Lunak
a. Windows 7 Ultimate sebagai sistem operasi.
b. Gammu v1.27.90 aplikasi open source untuk keperluan SMS gateway.
c. Microsoft visual studio untuk ASP.NET d. MySQL sebagai server database

O. TIM PEMBUAT SISTEM

Nama : Ridho Yufikarmas
Peranan : Analis Sistem
Posisi : Kepala Projek

Nama : Yeriandi dan Yulyanti
Peranan : Programmer sekaligus dokumentator
Posisi : Anggota Tim

P. WAKTU PELAKSANAAN

1. Tanggal mulai proyek : 15 Juli 2012 2.
Tanggal akhir proyek : 15 September 2012

Q. FEATURE (Jaminan, Dokumen dan Pelatihan)

1. Satu Minggu full maintenance setelah instalasi dan 1 bulan support (error fix)
2. Katalog format booking service, pertukaran nomor pelanggan dan dokumen petunjuk manual penggunaan sistem.
3. Pelatihan penggunaan aplikasi untuk administrator, bagian penjualan, bagian pelayanan konsumen, dan bagian service.

R. PENERIMAAN

Pengembangan sistem aplikasi dibagi menjadi 2 tahap utama;
Tahap 1 Pembuatan sistem
Tahap 2 Pengujian dan perbaikan

Setiap tahap akan diselesaikan kurang lebih 1 bulan, tahapan pertama akan dimulai dengan persyaratan apabila pihak perusahaan telah menandatangani kontrak dihadapan notulis, apabila tahap pertama selesai perusahaan harus membayar 80% dari total pembayaran yang harus dibayar dan 20% setelah pengujian dan perbaikan berhasil dilaksanakan dengan baik.

S. RINCIAN BIAYA

1. Biaya Persiapan Operasi
a. Biaya instalasi software
Sistem Operasi Windows 7 Ultimate : Rp1.800.000
Mic.Visual Studio : Rp2.000.000
Alamat Domain Server : Rp100.000
No SMS Premium : Rp2.000.000
b. Biaya instalasi hardware
Prosesor Intel Core i3 : Rp1.500.000
Monitor LED 21” : Rp1.000.000
Mouse dan Keyboard : Rp100.000
Modem : Rp500.000

2. Biaya Proyek
Analis sistem : Rp3.000.000
Programmer : Rp5.000.000
Dokumentator : Rp2.000.000
Biaya Transportasi : Rp200.000

3. Tahap Analisis dan Desain Biaya
Mengumpulkan Data : Rp. 100.000
Biaya Rapat : Rp. 150.000

4. Tahap Penerapan Sistem
Biaya pelatihan sistem aplikasi : Rp1.000.000

5. Biaya Operasi dan Perawatan
Biaya perawatan Hardware : Rp1.500.000
Biaya perawatan Software : Rp1.500.000
Biaya Konsultasi : Rp500.000
Total Biaya Keseluruhan Rp. 22.950.000

T. PENUTUP
Demikian proposal ini semoga dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bapak/ibu dalam memilih pengembangan aplikasi customer relationship management untuk membantu menyampaikan informasi service kepada pelanggan. Kami mengharapkan bapak/ibu dapat bekerja sama untuk pengembangan aplikasi yang lebih baik. Terimakasih.

SUMBER:

http://cheatlinknote.blogspot.com/2012/12/proposal-pengembangan-aplikasi-customer.html

Leave a comment

No comments yet.

Comments RSS TrackBack Identifier URI

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s